Įgyvendinti projektai ir praktiniai sprendimai verslui

Sąskaitų ruošimui reikalingi sutarčių duomenys buvo tikrinami rankiniu būdu. Reikėdavo peržiūrėti dokumentus, atrinkti aktualią informaciją, patikrinti laikotarpį, kainas ir kitas sąlygas. Dėl to sąskaitų ruošimas užimdavo daug laiko ir priklausė nuo kelių atskirų rankinių veiksmų.

Sukurtas procesas, kuris padeda surinkti ir sutvarkyti sąskaitoms reikalingus sutarčių duomenis. Informacija paruošiama vienoda struktūra, pažymimos vietos, kur reikalinga žmogaus peržiūra, ir aiškiai atskiriami dokumentai, kuriuos galima naudoti tolimesniam sąskaitų ruošimui.

Sąskaitoms reikalinga informacija tampa lengviau patikrinama ir nuosekliau paruošiama. Komandai nebereikia kiekvieną kartą iš naujo ieškoti duomenų dokumentuose, o svarbios vietos lieka kontroliuojamos žmogaus peržiūros metu.

Skaitmeninio produkto pristatymas priklausė nuo rankinio komandos veiksmo. Po apmokėjimo reikėdavo patikrinti užsakymą, surasti tinkamą kodą ir išsiųsti jį klientui. Dėl to pristatymas galėjo vėluoti ne darbo metu, savaitgaliais arba tada, kai komanda buvo užimta kitais darbais.

Sukurtas procesas, kuris po sėkmingo apmokėjimo automatiškai priskiria klientui laisvą kodą ir išsiunčia jį el. paštu. Taip pat numatyta kodų likučio stebėsena, pristatymo būsenos žymėjimas ir aiški registracija, kada bei kuriam klientui kodas buvo pateiktas.

Klientas produktą gauna iš karto po apmokėjimo, o komandai nebereikia rankiniu būdu tikrinti kiekvieno užsakymo. Procesas tampa patikimesnis, lengviau atsekamas ir nepriklauso nuo darbuotojų reakcijos laiko.

Pardavimų komanda daug laiko skyrė pradinei įmonių paieškai. Reikėjo rankiniu būdu ieškoti tinkamų verslų, tikrinti jų veiklos sritį, lokaciją ir pagrindinius kontaktinius duomenis. Dėl to mažiau laiko likdavo realiai komunikacijai su potencialiais klientais.

Sukurtas kontaktų atrankos procesas pagal pasirinktą rinką, miestą, veiklos sritį ir kitus verslui svarbius kriterijus. Paruoštas sąrašas gali būti papildomas įmonės pavadinimu, veiklos aprašymu, interneto svetaine, kontaktiniais duomenimis ir pastabomis tolimesniam pardavimų darbui.

Komanda greičiau gauna aiškų potencialių klientų sąrašą ir gali daugiau laiko skirti pokalbiams, pasiūlymams bei santykių kūrimui. Vadovui lengviau matyti, kokios rinkos tikrinamos ir kiek kontaktų paruošta tolimesniems veiksmams.

Didelis duomenų kiekis turėjo būti perkeltas į internetinę sistemą. Rankinis įvedimas būtų užėmęs daug laiko, didinęs klaidų tikimybę ir apsunkinęs kontrolę, nes būtų buvę sunku matyti, kurie įrašai jau perkelti, o kuriuos dar reikia sutvarkyti.

Parengta duomenų perkėlimo eiga, kuri nuosekliai apdoroja įrašus, patikrina pagrindinius laukus, pažymi perkeltus duomenis ir atskiria įrašus, kuriems reikalinga papildoma peržiūra. Procesas leidžia matyti perkėlimo būseną ir lengviau suvaldyti didelės apimties darbą.

Duomenų perkėlimas tampa aiškiai kontroliuojamas ir atsekamas. Komandai nebereikia kartoti didelės apimties rankinio įvedimo, o klaidingi arba nepilni įrašai gali būti peržiūrimi atskirai, nestabdant viso proceso.

Programėlei reikalingi duomenys buvo reguliariai atnaujinami failų formatu. Prieš juos naudojant reikėdavo papildomai patikrinti struktūrą, sutvarkyti informaciją ir paruošti ją vidinei sistemai. Rankinis paruošimas didino klaidų tikimybę ir apsunkino nuoseklų atnaujinimą.

Sukurtas procesas, kuris paima naujausią duomenų failą, patikrina jo struktūrą, sutvarko reikalingus laukus ir paruošia informaciją programėlės naudojimui. Taip pat numatyta atnaujinimo būsenos registracija, kad būtų aišku, kada duomenys buvo atnaujinti ir ar procesas įvyko sėkmingai.

Programėlė gauna tvarkingai paruoštus ir nuosekliai atnaujinamus duomenis. Komandai nebereikia kiekvieną kartą rankiniu būdu ruošti failų, o duomenų atnaujinimo eiga tampa patikimesnė ir lengviau prižiūrima.

Sąskaitos atkeliaudavo el. paštu skirtingais formatais, skirtingu metu ir iš skirtingų tiekėjų. Jas reikėdavo rankiniu būdu surasti, atsisiųsti, priskirti tinkamam laikotarpiui ir perduoti apskaitai. Dėl to didėjo rizika praleisti dokumentą arba jį neteisingai priskirti.

Įdiegtas procesas, kuris surenka sąskaitas iš el. pašto, atpažįsta pagrindinę dokumento informaciją, priskiria sąskaitą tinkamam laikotarpiui ir paruošia ją apskaitai. Dokumentai gali būti rūšiuojami pagal tiekėją, mėnesį, būseną arba kitus apskaitai reikalingus kriterijus.

Apskaitai reikalingi dokumentai surenkami tvarkingiau ir greičiau. Sumažėja praleistų sąskaitų rizika, o komandai nebereikia gaišti laiko ieškant dokumentų el. pašto dėžutėje.

Klientų užklausos atkeliaudavo per skirtingus kanalus, todėl dalis jų būdavo persiunčiamos rankiniu būdu arba pasimesdavo tarp komandos narių.

Sukurta vidinė eiga, kuri surenka užklausas į vieną vietą, priskiria atsakingą darbuotoją ir leidžia sekti kiekvienos užklausos būseną.

Komanda aiškiau mato, kas už ką atsakingas, o vadovas gali lengviau kontroliuoti neatsakytas arba vėluojančias užklausas.

Tiekėjų pasiūlymai buvo gaunami skirtingais formatais, todėl jų palyginimas užimdavo daug laiko ir priklausė nuo rankinio duomenų perkėlimo.

Sukurtas vidinis įrankis, kuris padeda surinkti pagrindinius pasiūlymų duomenis, suvienodina jų struktūrą ir paruošia palyginimui.

Sprendimus dėl tiekėjų galima priimti greičiau, nes kaina, terminai ir kitos sąlygos matomos vienoje aiškioje vietoje.

Darbuotojų prašymai dėl atostogų, pirkimų, techninių problemų ar kitų vidinių klausimų buvo siunčiami skirtingiems žmonėms ir sunkiai sekami.

Sukurtas paprastas vidinis registras, kuriame prašymai kaupiami vienoje vietoje, priskiriami atsakingiems žmonėms ir pažymimi pagal būseną.

Vadovas ir komanda mato, kurie prašymai jau išspręsti, kurie laukia atsakymo ir kuriose vietose kaupiasi darbai.

Sutartys, aktai arba kiti dokumentai buvo siunčiami per kelis žmones, todėl buvo sunku sekti, kuri versija yra naujausia ir kas dar turi ją patvirtinti.

Sukurta dokumentų peržiūros eiga, kurioje matoma dokumento būsena, atsakingi asmenys ir reikalingi patvirtinimai.

Dokumentų derinimas tampa aiškesnis, sumažėja klaidų dėl netinkamos versijos, o atsakingi žmonės greičiau mato, ką reikia atlikti.

Prekių arba medžiagų likučiai buvo tikrinami rankiniu būdu, todėl apie trūkumą dažnai būdavo sužinoma per vėlai.

Sukurtas procesas, kuris stebi likučių duomenis ir informuoja atsakingus darbuotojus, kai pasiekiamas nustatytas minimalus kiekis.

Įmonė gali greičiau reaguoti į trūkstamas prekes ar medžiagas ir sumažinti riziką, kad darbas sustos dėl laiku nepastebėto likučio.

Serviso arba techninių darbų planavimas vyko per žinutes, skambučius ir atskiras lenteles, todėl buvo sunku matyti realų darbų užimtumą.

Sukurtas darbų planavimo įrankis, kuriame užduotys priskiriamos darbuotojams, pažymimi terminai ir sekama atlikimo būsena.

Komanda aiškiau mato dienos darbus, o vadovas gali lengviau planuoti pajėgumus ir pastebėti vėluojančias užduotis.

Kandidatų informacija buvo gaunama iš skirtingų kanalų, todėl atrankos procesas reikalavo daug rankinio duomenų rinkimo ir rūšiavimo.

Sukurtas procesas, kuris surenka kandidatų duomenis, priskiria juos konkrečiai pozicijai ir paruošia peržiūrai vienodu formatu.

Atrankos komanda greičiau mato tinkamus kandidatus, lengviau palygina informaciją ir mažiau laiko skiria duomenų tvarkymui.

Komerciniai pasiūlymai buvo ruošiami rankiniu būdu, todėl kiekvienas dokumentas reikalavo daug kopijavimo, tikrinimo ir formatavimo.

Sukurtas vidinis procesas, kuris pagal pasirinktus duomenis paruošia pasiūlymo struktūrą ir užpildo pagrindinę informaciją.

Pasiūlymai paruošiami greičiau, atrodo vienodai profesionaliai, o komanda mažiau laiko skiria pasikartojančiam dokumentų pildymui.

Projektų informacija buvo išskaidyta per skirtingus failus, laiškus ir pokalbius, todėl vadovui buvo sunku greitai suprasti realią situaciją.

Sukurtas vidinis projektų stebėjimo vaizdas, kuriame matomi aktyvūs projektai, atsakingi žmonės, terminai ir svarbiausios būsenos.

Vadovas greičiau pamato, kurie projektai juda pagal planą, kur yra rizika ir kur reikia komandos dėmesio.

Kas savaitę arba kas mėnesį ruošiamos ataskaitos reikalavo tų pačių duomenų surinkimo, kopijavimo ir tikrinimo veiksmų.

Sukurtas procesas, kuris surenka reikalingus duomenis, paruošia juos vienoda struktūra ir pateikia ataskaitai tinkamu formatu.

Ataskaitų ruošimas tampa nuoseklesnis, sumažėja rankinio darbo, o vadovas greičiau gauna reikalingą informaciją sprendimams priimti.