Įgyvendinti automatizacijos projektai

Kaip procesas veikė anksčiau

Kiekvieną mėnesį darbuotojai pagal faktiškai suteiktas paslaugas turėdavo atnaujinti sutarčių duomenis, pakeisti datas ir laikotarpius, sutvarkyti dokumentų formatavimą, išsaugoti juos PDF formatu ir perduoti finansų skyriui.

Kai tokių sutarčių yra dešimt, procesas neatrodo sudėtingas. Tačiau kai jų skaičius siekia kelis šimtus, net paprasti pasikartojantys veiksmai, tokie kaip duomenų keitimas ar failo išsaugojimas PDF formatu, per savaitę susideda į dešimtis darbo valandų.

Ką sukūrėme

Automatizavome procesą nuo pradinių duomenų paruošimo iki galutinio dokumento pateikimo žmogaus peržiūrai. Sistema pagal faktinius paslaugų duomenis atnaujina reikalingą informaciją, pakeičia laikotarpius ir datas, suformuoja dokumentus pagal nustatytą šabloną ir paruošia PDF failus.

Darbuotojui lieka peržiūrėti paruoštus dokumentus, patikrinti išimtis ir juos patvirtinti.

Kas pasikeitė

Procesas, kuriam anksčiau prireikdavo apie 50 darbo valandų per savaitę, dabar paruošiamas ir peržiūrimas per maždaug 2 valandas.

Automatizacija nepanaikino žmogaus kontrolės. Ji pašalino didžiąją dalį monotoniškų veiksmų, todėl darbuotojo laikas skiriamas dokumentų patikrai ir sprendimams, o ne šimtams vienodų paspaudimų.

Kaip procesas veikė anksčiau

Skaitmeninio produkto pristatymas priklausė nuo rankinio komandos veiksmo. Po apmokėjimo reikėdavo patikrinti užsakymą, surasti tinkamą kodą ir išsiųsti jį klientui. Dėl to pristatymas galėjo vėluoti ne darbo metu, savaitgaliais arba tada, kai komanda buvo užimta kitais darbais.

Ką sukūrėme

Sukūrėme procesą, kuris po sėkmingo apmokėjimo automatiškai priskiria klientui laisvą kodą ir išsiunčia jį el. paštu. Taip pat numatyta kodų likučio stebėsena, pristatymo būsenos žymėjimas ir aiški registracija, kada bei kuriam klientui kodas buvo pateiktas.

Kas pasikeitė

Klientas produktą gauna iš karto po apmokėjimo, o komandai nebereikia rankiniu būdu tikrinti kiekvieno užsakymo. Procesas tampa patikimesnis, lengviau atsekamas ir nepriklauso nuo darbuotojų reakcijos laiko.

Kaip procesas veikė anksčiau

Pardavimų komanda prieš pradėdama kontaktavimą pirmiausia turėdavo susirasti tinkamas įmones. Reikėdavo tikrinti veiklos sritį, miestą, interneto svetainę, kontaktinius duomenis ir nuspręsti, ar įmonė apskritai atitinka tikslinio kliento profilį.

Jeigu vienai įmonei skiriamos vos 2 ar 3 minutės, 500 potencialių klientų sąrašo paruošimas gali užimti 20 ar daugiau darbo valandų.

Ką sukūrėme

Sukūrėme procesą, kuris pagal pasirinktą rinką, miestą, veiklos sritį ir kitus kriterijus surenka potencialias įmones ir paruošia jas tolimesniam pardavimų darbui.

Sąrašas papildomas įmonės pavadinimu, veiklos aprašymu, interneto svetaine, kontaktiniais duomenimis ir kita atrankai reikalinga informacija. Pagal nustatytas taisykles galima iš karto atmesti netinkamas įmones arba suskirstyti kontaktus pagal prioritetą.

Kas pasikeitė

Vietoje kelių darbo dienų rankinės paieškos komanda gauna 500 paruoštų įmonių per maždaug 30 minučių ir gali laiką skirti ne duomenų rinkimui, o kontaktavimui.

Vadovas taip pat aiškiai mato, kokia rinka buvo tikrinama, pagal kokius kriterijus atrinktos įmonės ir kiek potencialių kontaktų paruošta kitam pardavimų etapui.

Kaip procesas veikė anksčiau

Kiekvienam naujam klientui komercinis pasiūlymas buvo ruošiamas atskirai. Darbuotojas kopijuodavo ankstesnį dokumentą, keisdavo kliento duomenis, paslaugas, kainas, terminus ir kitą informaciją, o pabaigoje dar kartą tikrindavo formatavimą.

Jeigu vienam pasiūlymui skiriamos apie 25 minutės, ruošiant 20 pasiūlymų per savaitę susidaro daugiau nei 8 valandos pasikartojančio darbo. Kartu atsiranda rizika palikti seno kliento informaciją, neteisingą kainą ar nebegaliojančią pasiūlymo dalį.

Ką sukūrėme

Sukūrėme vidinį pasiūlymų ruošimo procesą. Darbuotojas pasirenka klientą, paslaugas, kainodarą ir reikalingas sąlygas, o sistema pagal patvirtintą šabloną suformuoja dokumentą.

Automatiškai įrašomi kliento duomenys, pasirenkamos tinkamos pasiūlymo dalys, apskaičiuojamos kainos ir paruošiamas vienodo formato dokumentas. Darbuotojui lieka patikrinti turinį ir, jei reikia, pakoreguoti individualias sąlygas.

Kas pasikeitė

20 pasiūlymų ruošimas per savaitę nuo maždaug 8 valandų sutrumpėjo iki 1,5 valandos.

Pardavimų komanda mažiau laiko skiria kopijavimui ir formatavimui, o daugiau dėmesio gali skirti pačiam pasiūlymui, kainodarai ir pokalbiui su klientu. Kartu visi dokumentai ruošiami pagal tą pačią patvirtintą struktūrą.

Kaip procesas veikė anksčiau

Kiekvieną savaitę arba mėnesį darbuotojas iš naujo rinkdavo tuos pačius duomenis iš kelių šaltinių, pavyzdžiui, CRM, Excel failų, projektų valdymo sistemos ar kitų vidinių įrankių.

Duomenis reikėdavo nukopijuoti, sujungti, patikrinti, ar nėra trūkstamų reikšmių, perskaičiuoti rodiklius ir tik tada paruošti ataskaitą vadovui. Jei vienos ataskaitos ruošimas užtrunka apie 1,5 valandos, keturios mėnesio ataskaitos sudaro apie 6 valandas pasikartojančio darbo.

Ką sukūrėme

Sukūrėme procesą, kuris pagal nustatytą grafiką paima reikalingus duomenis iš pasirinktų sistemų, juos sujungia, patikrina ir paruošia pagal vienodą ataskaitos struktūrą.

Jei trūksta duomenų arba randamas neatitikimas, toks atvejis pažymimas žmogaus peržiūrai. Paruošta ataskaita gali būti išsaugoma PDF ar Excel formatu, išsiunčiama el. paštu arba pateikiama vidinėje sistemoje.

Kas pasikeitė

Mėnesinis ataskaitų ruošimas nuo maždaug 6 valandų sutrumpėjo iki 30 minučių, kurios skiriamos rezultatų peržiūrai ir išimtims.

Vadovas greičiau gauna vienodos struktūros informaciją, o darbuotojui nebereikia kiekvieną kartą kartoti to paties duomenų surinkimo ir kopijavimo proceso.

Kaip procesas veikė anksčiau

Sandėlio likučiai buvo tikrinami periodiškai, todėl darbuotojui reikėdavo peržiūrėti šimtus pozicijų ir ieškoti, kurių prekių ar medžiagų kiekis artėja prie kritinės ribos.

Jeigu 300 pozicijų patikrinamos du kartus per savaitę, vien likučių peržiūra gali sudaryti apie 12 valandų per mėnesį. Dar didesnė problema atsiranda tada, kai trūkumas pastebimas tik likus vienai ar kelioms dienoms iki visiško išsekimo.

Ką sukūrėme

Sukūrėme procesą, kuris nuolat stebi sandėlio duomenis ir kiekvienai pozicijai taiko nustatytą minimalaus likučio ribą.

Sistema gali vertinti ne tik esamą kiekį, bet ir vidutinį sunaudojimą bei tiekimo terminą. Pavyzdžiui, jei medžiagos liko penkioms dienoms, o tiekėjo pristatymas užtrunka septynias, atsakingas darbuotojas įspėjimą gauna dar prieš pasiekiant minimalų likutį.

Pranešime iš karto pateikiama prekė, dabartinis kiekis ir informacija, reikalinga tolimesniam veiksmui.

Kas pasikeitė

Vietoje maždaug 12 valandų viso sandėlio tikrinimo per mėnesį, darbuotojai peržiūri tik pozicijas, kurioms reikia dėmesio.

Svarbiausias rezultatas nėra vien sutaupytas laikas. Įmonė apie galimą trūkumą sužino anksčiau ir turi laiko papildyti atsargas dar prieš jam paveikiant gamybą, aptarnavimą ar kitus darbus.

Kaip procesas veikė anksčiau

Į internetinę sistemą reikėjo perkelti apie 60 000 įrašų iš turimų duomenų failų. Rankiniu būdu darbuotojui būtų tekę atsidaryti kiekvieną įrašą, perkelti reikalingus laukus, patikrinti informaciją ir ją išsaugoti sistemoje.

Jeigu vienam įrašui skiriamos vos 2 minutės, visas darbas sudarytų apie 2 000 darbo valandų, arba daugiau nei 250 pilnų darbo dienų.

Tokio masto projekte problema tampa ne tik laikas. Reikia tiksliai žinoti, kurie įrašai jau perkelti, kurie nepavyko, kuriuose trūksta duomenų ir kuriuos reikia bandyti pakartotinai.

Ką sukūrėme

Sukūrėme automatizuotą perkėlimo procesą, kuris nuosekliai apdoroja įrašus, patikrina pagrindinius laukus ir perduoda duomenis į internetinę sistemą.

Kiekvienam įrašui fiksuojama būsena: paruoštas, perkeltas, nepavyko arba reikalinga peržiūra. Klaidingi ir nepilni įrašai atskiriami nuo bendro srauto, todėl vienas netinkamas įrašas nesustabdo viso proceso.

Jei sistema laikinai nepriima duomenų, perkėlimą galima pakartoti tik tiems įrašams, kuriems jis nepavyko.

Kas pasikeitė

Vietoje potencialių 2 000 valandų rankinio darbo, 60 000 įrašų perkėlimas vykdomas automatizuotai, o žmogaus laikas skiriamas tik išimtims ir neaiškiems atvejams.

Bet kuriuo metu galima matyti, kiek duomenų jau perkelta, kiek liko ir dėl kokios priežasties konkretus įrašas nebuvo priimtas.

Tokio masto procese automatizacija leidžia ne tik sutaupyti laiką, bet ir išlaikyti kontrolę bei atsekamumą nuo pirmo iki paskutinio įrašo.

Kaip procesas veikė anksčiau

Projektų informacija buvo išskaidyta per el. laiškus, Excel failus, pokalbių programas ir atskirų darbuotojų užrašus. Norėdamas suprasti bendrą situaciją, vadovas turėdavo klausti komandos, tikrinti terminus ir rankiniu būdu susirinkti naujausią informaciją.

Jeigu 25 projektų būsenai patikrinti skiriamos vidutiniškai 5 minutės, vien vienkartinė peržiūra užima daugiau nei 2 valandas. Kartojant tai kelis kartus per savaitę, reikšminga vadovo laiko dalis skiriama ne sprendimams, o informacijos paieškai.

Ką sukūrėme

Sukūrėme vidinę projektų valdymo sistemą, kurioje vienoje vietoje matomi aktyvūs projektai, atsakingi žmonės, terminai, dabartinė būsena ir svarbiausios rizikos.

Sistema gali automatiškai pažymėti vėluojančius darbus, artėjančius terminus, projektus be naujausio atnaujinimo ar situacijas, kuriose reikalingas vadovo sprendimas.

Darbuotojai atnaujina tik savo proceso dalį, o bendras vaizdas susiformuoja automatiškai.

Kas pasikeitė

Vietoje kelių valandų informacijos rinkimo vadovas per kelias minutes gali įvertinti visą projektų portfelį ir iš karto matyti, kur reikia dėmesio.

Svarbiausia, kad sistema ne tik parodo projektų būseną. Ji sukuria vieną bendrą darbo vaizdą, pagal kurį komanda ir vadovas priima sprendimus iš tos pačios informacijos.

Kaip procesas veikė anksčiau

Komanda per savaitę turėdavo suderinti apie 30 sutarčių, aktų ar kitų dokumentų. Kiekvieną jų peržiūrėdavo keli žmonės, o dalis dokumentų po pastabų grįždavo korekcijoms.

Kai failai keliauja el. paštu ar pokalbių programose, greitai tampa neaišku, kuri versija naujausia, kas jau patvirtino ir kieno atsakymo dar laukiama. Vien dokumentų sekimui susidarydavo apie 5 valandos darbo per savaitę.

Kodėl neužteko SharePoint

Problema nebuvo failų saugojimas. Reikėjo valdyti visą tvirtinimo eigą: atsakingus žmones, skirtingas tvirtinimo sekas, terminus, grąžinimą korekcijoms, priminimus ir galiojančią dokumento versiją.

Todėl reikėjo ne dar vienos dokumentų saugyklos, o sistemos, kuri valdytų procesą aplink dokumentą.

Ką sukūrėme

Sukūrėme sistemą, kurioje kiekvienam dokumentui nustatoma tvirtinimo eiga ir atsakingi žmonės. Matoma dabartinė būsena, galiojanti versija, atlikti patvirtinimai ir tolimesnis veiksmas.

Vėluojantiems patvirtinimams siunčiami priminimai, o dokumentai gali būti grąžinami korekcijai arba nukreipiami kitu tvirtinimo keliu.

Kas pasikeitė

Vietoje maždaug 5 valandų dokumentų sekimui, komandai lieka apie 1 valandą išimčių ir vėluojančių atvejų peržiūrai.

Vadovas vienoje vietoje mato, kur yra kiekvienas dokumentas, o darbuotojams nebereikia ieškoti naujausios versijos ar tikrinti, kas dar nepatvirtino.

Kaip procesas veikė anksčiau

Klientų užklausos atkeliaudavo el. paštu, per svetainės formas, socialinius tinklus ir kitus kanalus. Darbuotojai jas persiųsdavo vieni kitiems, todėl ne visada buvo aišku, kas turi atsakyti ir ar su klientu jau susisiekta.

Esant maždaug 120 užklausų per savaitę, net keli procentai nepastebėtų ar pavėluotai perduotų kontaktų reiškia prarastas pardavimo galimybes. Vadovui taip pat buvo sunku greitai pamatyti, kiek užklausų laukia atsakymo ir kur procesas stringa.

Ką sukūrėme

Sukūrėme vidinę užklausų valdymo sistemą, kuri surenka kontaktus iš skirtingų kanalų į vieną vietą ir pagal nustatytas taisykles priskiria juos atsakingam darbuotojui.

Priskyrimas gali priklausyti nuo paslaugos, regiono, kliento tipo, darbuotojo užimtumo ar kitų kriterijų. Kiekviena užklausa turi būseną, atsakingą žmogų, gavimo laiką ir tolimesnį veiksmą.

Jeigu su klientu nesusisiekiama per nustatytą laiką, sistema primena darbuotojui arba perduoda informaciją vadovui.

Kas pasikeitė

Vidutinis užklausos perdavimo laikas gali sutrumpėti nuo kelių valandų iki kelių minučių, o kiekvienas kontaktas nuo gavimo momento turi aiškų atsakingą žmogų.

Vadovas vienoje vietoje mato, kiek užklausų gauta, kiek jų apdorota, kurios laukia atsakymo ir kur viršytas nustatytas reakcijos laikas.

Svarbiausias pokytis yra tai, kad klientų užklausos tampa ne atskirais laiškais ar žinutėmis, o kontroliuojamu pardavimo procesu.

Kaip procesas veikė anksčiau

Atostogų, pirkimų, techninių problemų ir kiti vidiniai prašymai buvo siunčiami el. paštu, žinutėmis arba perduodami tiesiogiai atsakingiems žmonėms.

Kai per mėnesį susidaro apie 80 tokių prašymų, tampa sunku matyti bendrą situaciją. Dalis klausimų lieka be aiškaus atsakingo žmogaus, darbuotojai pakartotinai teiraujasi dėl būsenos, o vadovui tenka ieškoti informacijos keliuose kanaluose.

Ką sukūrėme

Sukūrėme vidinę sistemą, kurioje darbuotojas pasirenka prašymo tipą ir pateikia reikalingą informaciją. Pagal nustatytas taisykles prašymas priskiriamas atsakingam žmogui arba perduodamas tvirtinimui.

Kiekvienas prašymas turi būseną, atsakingą asmenį, pateikimo datą ir veiksmų istoriją. Skirtingiems prašymams gali būti taikomos skirtingos eigos, pavyzdžiui, pirkimui gali reikėti vadovo patvirtinimo, o techninis klausimas iš karto perduodamas IT komandai.

Kas pasikeitė

Vietoje kelių skirtingų komunikacijos kanalų visi vidiniai prašymai valdomi vienoje vietoje.

Darbuotojas mato savo prašymo būseną, atsakingam žmogui aišku, ką reikia atlikti, o vadovas gali matyti, kiek prašymų gauta, kiek jų laukia sprendimo ir kuriose srityse kaupiasi daugiausia darbo.

Esant 80 prašymų per mėnesį, net po 5 minutes sutaupyto administravimo kiekvienam prašymui sudaro daugiau nei 6 valandas per mėnesį, neskaičiuojant laiko, kuris anksčiau būdavo skiriamas pakartotiniams klausimams ir informacijos paieškai.

Kaip procesas veikė anksčiau

Serviso arba techninių darbų planavimas vyko per skambučius, žinutes ir atskiras lenteles. Vadovui reikėdavo rankiniu būdu tikrinti, kas šiandien dirba, kurie darbai jau paskirti, kas vėluoja ir kur dar liko laisvų pajėgumų.

Kai per savaitę suplanuojama apie 60 darbų, net keli pakeitimai per dieną gali sukelti painiavą. Vienas darbas užtrunka ilgiau, kitas atšaukiamas, atsiranda skubus užsakymas, todėl planą tenka nuolat koreguoti ir iš naujo komunikuoti komandai.

Ką sukūrėme

Sukūrėme vidinę darbų planavimo sistemą, kurioje matomi visi suplanuoti darbai, atsakingi darbuotojai, terminai ir dabartinė būsena.

Vadovas gali paskirstyti darbus pagal darbuotojų užimtumą, kompetenciją, vietą ar kitus kriterijus. Darbuotojas savo pusėje mato jam priskirtus darbus ir atnaujina jų būseną, todėl bendras planas keičiasi kartu su realia situacija.

Vėluojantys, nebaigti ar dar nepriskirti darbai iš karto išskiriami, o atsiradus skubiam užsakymui galima greitai įvertinti, kur yra laisvų pajėgumų.

Kas pasikeitė

Savaitinis planavimas ir kasdieniai pakeitimai, kuriems anksčiau galėjo prireikti apie 6 valandų vadovo laiko, sutrumpėja iki maždaug 1 valandos per savaitę.

Komanda vienoje vietoje mato aktualų planą, o vadovas gali vertinti ne tik pavienes užduotis, bet ir bendrą darbuotojų užimtumą, vėlavimus bei laisvus pajėgumus.

Sistema tampa ne tik užduočių sąrašu, bet ir pagrindiniu įrankiu kasdieniam darbų paskirstymui bei pajėgumų planavimui.

Kaip procesas veikė anksčiau

Kelio lapai, krovinio dokumentai ir kita logistikos informacija atkeliaudavo PDF, nuotraukų, skenuotų dokumentų ir kitais formatais. Dokumentų struktūra skyrėsi, todėl jų nebuvo galima tiesiogiai importuoti į naudojamą sistemą.

Darbuotojai rankiniu būdu atsidarydavo dokumentus, surasdavo reikalingus laukus ir suvesdavo juos į sistemą.

Esant, pavyzdžiui, 5 000 dokumentų per mėnesį ir skiriant po 3 minutes vienam dokumentui, vien duomenų suvedimas sudaro apie 250 darbo valandų per mėnesį. Prie to prisideda rankinio darbo klaidos ir papildomas duomenų tikrinimas.

Ką sukūrėme

Sukūrėme DI pagrindu veikiantį dokumentų apdorojimo procesą, kuris priima skirtingų formatų logistikos dokumentus, atpažįsta jų tipą ir surenka sistemai reikalingą informaciją.

Sprendimas gali ištraukti krovinio numerį, datas, transporto priemonės informaciją, adresus, kiekius ir kitus nustatytus laukus. Duomenys patikrinami pagal nustatytas taisykles ir paruošiami perdavimui į pagrindinę sistemą.

Jeigu dokumentas neįskaitomas arba rezultato patikimumas per mažas, jis automatiškai perduodamas žmogaus peržiūrai.

Kas pasikeitė

Automatizuotas procesas pasiekė 99,3 % duomenų atpažinimo tikslumą, todėl didžioji dalis dokumentų gali būti apdorojama be rankinio suvedimo.

Vietoje šimtų valandų duomenų perkėlimo darbuotojų laikas skiriamas tik tiems dokumentams, kuriuose sistema aptinka neaiškumų ar išimčių.

Svarbiausias pokytis yra ne vien greitesnis dokumentų apdorojimas. Procesas, kuris anksčiau priklausė nuo nuolatinio rankinio suvedimo, tapo automatizuota ir kontroliuojama logistikos sistemos dalimi.

Kaip procesas veikė anksčiau

Įsivaizduokime įmonę, kuri per mėnesį gauna apie 250 sąskaitų iš skirtingų tiekėjų. Dokumentai atkeliauja skirtingu metu, skirtingais formatais ir ne visada tuo pačiu el. pašto adresu.

Darbuotojui reikia sąskaitą surasti, atsisiųsti, patikrinti tiekėją ir laikotarpį, tinkamai išsaugoti bei perduoti apskaitai. Jei vienam dokumentui skiriamos vos 3 minutės, per mėnesį vien šis procesas sudaro daugiau nei 12 valandų pasikartojančio darbo.

Ką sukūrėme

Procesas stebi gaunamus el. laiškus, atpažįsta sąskaitas ir surenka pagrindinę dokumento informaciją. Dokumentas priskiriamas tinkamam laikotarpiui, išsaugomas nustatytoje vietoje ir paruošiamas apskaitai.

Sąskaitos gali būti rūšiuojamos pagal tiekėją, mėnesį, įmonę ar kitus nustatytus kriterijus. Jei trūksta informacijos arba dokumento nepavyksta patikimai atpažinti, jis pažymimas žmogaus peržiūrai.

Kas pasikeitė

Vietoje maždaug 12 valandų dokumentų paieškai ir rūšiavimui per mėnesį, darbuotojas apie 1,5 valandos skiria paruoštų dokumentų ir išimčių peržiūrai.

Didžioji dalis sąskaitų keliauja tuo pačiu nustatytu procesu, o žmogaus laikas lieka tiems atvejams, kuriuose iš tikrųjų reikia sprendimo.

Kaip procesas veikė anksčiau

Tiekėjai pasiūlymus pateikdavo PDF, Excel, el. laiškuose ar savo šablonuose. Vienas nurodydavo bendrą kainą, kitas kainą už vienetą, trečias atskirai pateikdavo pristatymą, garantiją ar papildomas sąlygas.

Norint palyginti 15 pasiūlymų, darbuotojui reikėdavo atsidaryti kiekvieną dokumentą, surasti svarbiausią informaciją ir rankiniu būdu ją perkelti į bendrą lentelę. Jei vienam pasiūlymui skiriama apie 10 ar 12 minučių, vien duomenų paruošimas gali užimti apie 3 valandas.

Problema atsiranda ir tada, kai mažiausia kaina atrodo geriausiai, tačiau pasiūlyme skiriasi pristatymo terminas, garantija, kiekis ar kita svarbi sąlyga.

Ką sukūrėme

Sukūrėme DI pagrindu veikiantį pasiūlymų analizės įrankį. Jis perskaito skirtingo formato dokumentus, surenka pagrindinius duomenis ir pateikia juos vienoda struktūra.

DI gali išskirti kainą, terminus, kiekius, garantiją, apmokėjimo sąlygas ir kitus pasirinktam pirkimui svarbius kriterijus. Sistema taip pat pažymi neatitikimus, pavyzdžiui, kai vienas tiekėjas pasiūlė kitą produkto analogą, trumpesnę garantiją ar neįtraukė dalies paslaugų.

Jei informacija neaiški arba pasiūlymai nėra tiesiogiai palyginami, toks atvejis perduodamas žmogaus peržiūrai.

Kas pasikeitė

15 pasiūlymų paruošimas palyginimui nuo maždaug 3 valandų sutrumpėja iki 20 minučių.

Darbuotojui nebereikia rankiniu būdu perrašyti kiekvieno pasiūlymo. Jis gauna suvienodintą palyginimą ir gali laiką skirti tam, kas svarbiausia, pasirinkimui ir rizikų įvertinimui.

DI nepriima galutinio sprendimo už žmogų. Jo užduotis yra greitai perskaityti didelį informacijos kiekį, iškelti skirtumus ir parodyti, kur verta pažiūrėti atidžiau.

Kaip procesas veikė anksčiau

Kandidatų informacija atkeliaudavo iš darbo portalų, el. pašto, LinkedIn ar kitų kanalų. CV skyrėsi savo struktūra, todėl atrankos komandai reikėdavo atsidaryti kiekvieną dokumentą, surasti reikalingą informaciją ir rankiniu būdu ją perkelti į bendrą lentelę ar atrankos sistemą.

Jei vieno kandidato informacijai peržiūrėti ir suvesti skiriamos vidutiniškai 8 minutės, esant 120 kandidatų vien pradinis duomenų paruošimas sudaro apie 16 darbo valandų.

Ką sukūrėme

Sukūrėme DI pagrindu veikiantį procesą, kuris surenka kandidatų dokumentus ir paruošia informaciją vienoda struktūra.

DI iš CV gali išskirti profesinę patirtį, kompetencijas, išsilavinimą, kalbas, darbo patirties trukmę ir kitą konkrečiai pozicijai reikalingą profesinę informaciją. Kandidatas priskiriamas atitinkamai atrankai, o trūkstami arba neaiškūs duomenys pažymimi žmogaus peržiūrai.

Atrankos komanda gauna ne skirtingų formatų CV rinkinį, o vienodai paruoštą informaciją, kurią galima greitai peržiūrėti ir palyginti pagal pozicijai aktualius kriterijus.

Kas pasikeitė

120 kandidatų informacijos paruošimas nuo maždaug 16 valandų sumažėja iki 2 valandų peržiūrai ir patikrinimui.

DI atlieka pasikartojantį informacijos surinkimo ir struktūrizavimo darbą, tačiau sprendimą dėl kandidato toliau priima žmogus.

Taip atrankos specialistų laikas skiriamas ne CV duomenų kopijavimui, o kandidatų patirties vertinimui ir pokalbiams.